공공기관의 기록은 미래사회에 대하여 대체 불가능한 가치를 가질 뿐 아니라 현재 기관활동에 참조할 수 있는 현용 가치를 갖고 있는 국가적인 주요자산이기도 하다. 우리나라는 뒤늦게 이러한 기록정보의 가치를 인식하고 1999년에 ｢공공기관의 기록물 관리에 관 ...

공공기관의 기록은 미래사회에 대하여 대체 불가능한 가치를 가질 뿐 아니라 현재 기관활동에 참조할 수 있는 현용 가치를 갖고 있는 국가적인 주요자산이기도 하다. 우리나라는 뒤늦게 이러한 기록정보의 가치를 인식하고 1999년에 ｢공공기관의 기록물 관리에 관한 법률｣을 제정하였으나 이는 기록관리 현장의 요구를 제대로 반영하지 못하고 있으며, 특히 날로 그 생산과 활용의 비중이 커지고 있는 전자기록의 관리방안을 제시하고 있지 못하다는 문제점이 지적되고 있다. 생산 당시에 가치 있는 기록정보를 포착하여 망실을 방지하고 그 기록이 담고 있는 내용을 장기적으로 보존하여 미래의 어느 시점에서도 활용할 수 있기 위해서는 전자기록관리시스템을 구축할 필요가 있다.
이러한 기록관리시스템은 행정적 및 역사적 필요에 의해 증거로서 남겨져야만 할 기록이 반드시 생산되도록 하고, 이를 적시에 포착하여 보존하게 할 수 있어야 하며, 전자기록뿐 아니라 인쇄기록의 전생애적 관리 개념에 기초하여 인쇄기록 중 영구히 보존할 가치가 있는 것을 선별하여 전자화하는 기능도 포괄해야 한다. 이러한 기록관리시스템은 국제적으로 일치된 접근방식과 표준에 근거하여 설계되어 다른 종류의 정보자원과 기록정보를 하나의 네트워크로 연결할 수 있어야 한다. 그리고 개별 기록관리기관의 시스템을 연결한 국가적인 기록관리시스템은 법적, 제도적, 문화적, 그리고 기술적 측면을 모두 포괄하는 참조모형에 기반하여 설계되어야 한다.
그러나 현재 우리나라의 기록관리 시스템은 매체의 종류나 주관기관, 혹은 시스템 개발 주도 세력에 따라 일관성 없이 설계, 구축되고 있다. 공공기관과 민간기관을 모두 포함한 현대 조직이 그 활동을 수행하는 과정에서 생산하거나 활용하는 다양한 정보의 어느 한 유형이나 매체에 초점을 두어 일관성 없이 개발되고 있는 이러한 시스템들이 어떻게 유기적인 관계를 맺어 하나의 거대한 국가적 정보시스템으로 통합되어야 할 것인가에 대한 기본적인 계획이 절실히 요구되고 있다.
이와 같은 문제의식에 기반하여 현재 미국, 영국, 호주, 캐나다 등 서구 주요국에서는 관산학연의 인적자원을 총동원하여 국가정보 시스템의 개념적 기반을 마련하기 위한 노력을 계속하고 있다. 또한 인류가 생산하는 모든 정보의 네트워크라는 거대한 구도 안에서 공공 및 민간 기관이 생산하는 각종 전자기록을 체계적으로 통합 관리하는 개념적, 제도적, 기술적 모형을 개발하려는 여러 연구와 실험들이 계속되고 있다. 우리나라에서도 우리의 사회, 문화, 제도적 여건에 타당한 전자기록관리 시스템을 설계하고 구축할 필요성은 점차 시급해지고 있다.
본 연구의 목적은 우리의 사회, 문화, 기술, 제도적 특성에 맞는 전자기록 관리시스템을 위한 참조모형을 개발하는 것이다. 참조모형은 전자기록 관리시스템 환경의 주요 개념과 구성요소, 그리고 각 요소 간 관계를 정의한다. 이를 기반으로 하나의 구체적인 전자기록 관리시스템을 설계하거나 여러 시스템간 협력방안과 기존의 정보자원 관리시스템 (IRM, ERM, KMS, EDMS, ERKS 등)과의 연계를 모색할 수 있을 것이다. 참조모형은 역시 전자기록 관리시스템 관련 교육내용과 관련 표준 설계의 기반이 될 것이다.
이 연구의 세부목적은 다음과 같다.
- 전자기록을 장기적으로 보존하고 이에 대한 접근을 보장할 필요성 검토
- 전자기록관리 시스템에 관련한 국제적인 표준과 구축사례, 주요연구의 검토에 기반하여 국제적인 협력이 가능하게 하는 구조틀 제안
- 우리나라의 행정관행과 언어, 문화적 특성이 전자기록의 생성과 활용에 미치는 영향에 관한 연구결과를 기반으로 하여 우리 특성에 맞는 전자기록관리시스템의 모형 개발
- 전자기록관리시스템의 역할과 기능에 대한 개념적 구조틀 제안
- 전자기록의 장기적 보존과 접근보장을 목적으로 하는 시스템운용을 위한 개념적 구조틀 제안
- 전자기록관리시스템의 상이한 보존전략과 기법을 비교할 수 있게 하는 구조틀 제안
- 전자기록의 장기적 보존과 접근보장을 위한 다양한 노력으로 인하여 기록관리에 관한 용어나 기본개념의 혼란 없이 발전할 수 있는 기반 마련

국가기반 전자기록관리시스템은 우리 사회의 가장 가치 있는 지적 자산 중의 하나인 공공기관의 기록을 체계적으로 보존하여 현재의 업무상 정보이용 요구를 충족시키고 후세에 기록유산을 남길 수 있도록 할 것이다. 이 연구의 최종목적인 전자기록관리시스템 참조모형은 ...

국가기반 전자기록관리시스템은 우리 사회의 가장 가치 있는 지적 자산 중의 하나인 공공기관의 기록을 체계적으로 보존하여 현재의 업무상 정보이용 요구를 충족시키고 후세에 기록유산을 남길 수 있도록 할 것이다. 이 연구의 최종목적인 전자기록관리시스템 참조모형은 이러한 체계적인 시스템의 설계와 구축의 기반이 될 것이다. 구체적인 활용방안은 다음과 같다.

- 우리나라의 행정관행과 언어, 문화적 특성이 전자기록의 생성과 활용에 미치는 영향 등 우리 특성에 맞는 전자기록관리시스템의 요구안을 제안하여 공공기관에서 생산하는 전자기록의 보존을 위한 시스템을 설계할 수 있게 한다.

- 통합적 정보관리시스템의 일부로서 전자기록관리시스템의 역할과 기능에 대한 개념적 구조틀을 마련함으로써 현재 상호연계 없이 진행되어 중복투자를 야기하고 있는 각종 정보관리시스템의 효율적 통합 방안을 제안한다.

- 현재 진행 중인 전자정부 사업인 행정정보관리시스템 관련 사업의 방향을 제시할 것이다.

- 이와 같은 시스템 요구안은 공공기관 뿐 아니라 주요한 문화적 자산인 민간기관 및 개인의 기록관리시스템 설계의 기반이 될 것이다.

- 국제적인 표준과 협약을 준수하는 참조모형을 통해 기록정보를 포함한 정보유통 부문에서의 국제적인 협력이 가능해진다.

- 전자기록관리시스템의 기본 개념과 구조를 정의함으로써 표준화 등 전자기록의 장기적 보존과 접근보장을 위한 다양한 층위에서의 노력으로 용어나 기본개념의 혼란이 방지된다.

- 법적, 정책적, 행정적, 기술적인 전반적 측면에서, 전자기록관리시스템 관련 이해당사자들(정부기관, 민간기관, 연구기관, 학술기관, 산업체 등)이 의견수렴이 가능해진다.

- 전자기록관리시스템이나 이를 포함하는 정보관리시스템을 개발하는 산업체가 현장의 요구에 맞는 프로그램을 설계할 수 있게 된다.

- 이 연구가 개발할 참조모형은 기록관리학, 문헌정보학, 경영정보학, 행정학, 그리고 전산학과의 기록관리시스템 관련 학과목의 교육내용의 기반이 될 것이다.

본 연구는 현대 조직 모든 곳에서 생산되어 부분적으로 또는 일시적으로 활용되고 있는 디지털 기록정보자원을 생성부터 폐기까지 전자기록정보의 전 생애적 과정별로 체계적이며 지속적으로 관리할 수 있으며 더 나아가 기존 정보자원관리시스템과 통합하여 전자기록의 ...

본 연구는 현대 조직 모든 곳에서 생산되어 부분적으로 또는 일시적으로 활용되고 있는 디지털 기록정보자원을 생성부터 폐기까지 전자기록정보의 전 생애적 과정별로 체계적이며 지속적으로 관리할 수 있으며 더 나아가 기존 정보자원관리시스템과 통합하여 전자기록의 이용과 보존을 활성화시킬 수 있는 국기기반의 전자기록관리시스템 참조모형을 제안하는 것이다. 따라서 본 연구의 이차 년도의 연구내용 범주는 아직까지 개발되지 않은 전자기록관리시스템을 구축하기 위하여 필요한 요구사항을 분석하고 이러한 분석 자료를 토대로 하여 전자기록관리시스템 참조모형을 구축하는 것이다.
이를 위하여 우리나라 공공부처에서 이루어지고 있는 전자기록관리 방식; 전자기록관리시스템에 요구되는 세부기능 및 통합적 기능; 요구되는 기능을 만족시킬 수 있는 소프트웨어의 기술적 역량(technical capabilities) 및 기술적 표준과 정책; 전반적인 전자기록관리를 위한 정책적 전략; 전자기록관리시스템에 필요한 요건 및 절차 등에 대한 심층 분석을 실시한다. 이러한 데이터를 수집하기 위하여 일반적이거나 특수한 정도의 선별기준에 따라 선정한 공공기관에서 수행되는 전자기록의 생산과 활용, 관리방식을 심층 관찰하고 인터뷰하여 사례연구를 수행할 것이다. 이를 토대로 전자기록을 관리하기 위하여 수행되고 있는 전자기록관리 전략(예: 정책, 표준, 기술 등)을 분석하고 또한 현행 수행되고 있는 관리요소나 기법 중 적합하지 않거나 필요 없는 것, 새로 필요한 관리 요소와 그에 적합한 기법을 파악하고, 전자기록관리시스템이 갖추어야 할 기능전반, 이를 위한 기술적 표준 및 역량, 정책적 전략을 정립시킨다.
모든 시스템이 효율적이기 위해서는 크게는 각 나라, 작게는 각 기관의 기능과 이용에 적합해야 한다. 본 연구의 궁극적 목적은 우리나라에 적합한 전자기록관리시스템의 참조모형을 제안하는 것이다. 본 연구에서 제안한 참조 모형의 기능은 첫째, 각 기관들이 이를 토대로 하여 전자기록관리시스템을 손쉽게 구축하도록 하는 것이고 둘째, 참조모형이 개방시스템(open system)을 지향함으로서 각 기관의 특성에 맞게 커스토마이즈화(customized)하여 구축되더라도 국가기반 시스템 구축에 어려움이 없도록 하는 것이며 셋째, 구축된 전자기록관리시스템은 더 나아가서 기존의 정보자원관리시스템과 연계되어 통합적으랜옥ㅊ맑?洲별?제공될 수 있도록 하는 것이다. 이러한 기능을 가진 참조모형을 제안하기 위한 연구절차는 다음과 같다.
- 우리나라 공공부처 실제 업무 분석
- 전자기록관리에서 필요한 요건 분석
- 전자기록정보 관리자와의 인터뷰
- 전자기록관리시스템이 갖추어야 할 기능에 대한 구조적 설계
- 각 기관별 적합한 참조 모형 구축
- 통합 참조모형 제시
- 각 기관별 적용시 참조해야 할 절차, 변수, 기능 제시