본 연구에서는 전자기록에 대한 진본성 유지가 전자기록관리시스템 개발에 있어서 가장 중요한 문제라는 인식 하에 전자기록의 진본성 유지를 위한 전략을 우선적으로 검토하였다. 진본성을 유지할 수 있는 전자기록관리시스템을 개발하기 위하여 기록 및 전자기록의 의미 ...

본 연구에서는 전자기록에 대한 진본성 유지가 전자기록관리시스템 개발에 있어서 가장 중요한 문제라는 인식 하에 전자기록의 진본성 유지를 위한 전략을 우선적으로 검토하였다. 진본성을 유지할 수 있는 전자기록관리시스템을 개발하기 위하여 기록 및 전자기록의 의미, 진본성, 그리고 진본성 평가를 위한 요건에 대해 알아보았고, 시스템에서 전자기록의 진본성을 유지하기 위한 원칙, 전자기록의 진본성에 대한 오디트 트레일이 가능하게 하는 지적 정보 기술 방안과 시스템에서 구축해야 할 진본성 유지 매커니즘을 제안하였다. 이를 바탕으로 우리나라의 공공기관들의 기록물 및 전자문서 관리현황을 점검하고 문제점을 도출하기 위해 한국을 비롯하여 미국, 영국, 캐나다, 호주, 일본의 행정전자기록관리 현황을 주로 시스템적 측면에서 개관한 다음, 우리나라 중앙행정부서의 기록물 및 전자문서 관리현황을 조사하였다. 조사방법은 온라인을 통한 설문지법을 취하였으며 18개 중앙행정부처의 총무과나 정보화담당관실에 소속되어 있는 기록관리 담당자들을 대상으로 수행하였다. 설문항목은 기록물의 생산, 등록, 편철 그리고 대체매체를 이용한 중복보존 여부, 기안에서 활용까지의 전자적 처리 여부, 보존관리를 위한 전자적 통제수단 여부에 관한 것이었다. 조사 결과, 현재 중앙행정부처는 거의 대부분 관련 표준에 의해 인증 받은 전자문서시스템을 도입하여 활용함으로써 적어도 현용기록의 관리에 대해서는 문서의 생산부터 보존관리에 이르기까지 완전히 만족할만한 수준은 아니더라도 어느 정도 기반을 갖추어 가고 있는 것으로 조사되었다. 그러나 아직까지 자료관시스템 구축이 취약하고, 전자기록물의 영구보존을 위한 시스템적 대응이 거의 이루어있지 않고 있다. 따라서 전자문서시스템, 자료관시스템 및 영구기록보존시스템간의 연계를 통한 통합적 기록관리를 위해서는 투자가 차질 없이 이루어져야 하며, 기술적 측면과 법․ 제도적 측면에서의 연구와 보완이 매우 시급하다.

The electronic records management systems must create and maintain reliable and authentic records because such records can be easily duplicated, manipulated, altered, and even forged intentionally or unintentionally. Therefore, the study proposed the ...

The electronic records management systems must create and maintain reliable and authentic records because such records can be easily duplicated, manipulated, altered, and even forged intentionally or unintentionally. Therefore, the study proposed the strategies for maintaining authenticity of electronic records and produced some baseline for developing the trusted record management systems such as establishing the principles for ensuring the long-term preservation of authentic electronic records suggesting the methods for describing electronic records in order to maintain audit trail; proposing the mechanisms for maintaining reliable and authentic electronic records.
In other hands, the study reviewed the functional architecture of several EDMS/ ERMS developed in USA, UK, Canada, Australia, Japan and Korea, and investigated the current state of electronic record management of the Korean 18 central government agencies. The result was that almost all central government agencies have used the electronic document/record management systems certified by related standards and utilized that systems to some extent from creation and to preservation of records. However, the Electronic Document Management System has not been implemented satisfactorily yet, and the systematic management for long-term preservation of electronic records was required. In conclusion, it is recognized that to invest faithfully in integrating records management systems by connecting document management system, electronic records management system and archive system is very essential. In addition, it is very urgent to research into technical and legal aspects with this matter.

본 연구는 효율적인 전자기록관리시스템을 확립하기 위하여 먼저 전자기록정보의 생애적 전 과정을 통제하고 종합적으로 전자기록정보를 활용할 수 있는 관리시스템을 구축하는 것이 필요하다고 보고 이를 위한 기반연구를 실행하였다.

첫째, 전자기록정보의 정의와 특 ...

본 연구는 효율적인 전자기록관리시스템을 확립하기 위하여 먼저 전자기록정보의 생애적 전 과정을 통제하고 종합적으로 전자기록정보를 활용할 수 있는 관리시스템을 구축하는 것이 필요하다고 보고 이를 위한 기반연구를 실행하였다.

첫째, 전자기록정보의 정의와 특성, 전자기록정보 관리의 정의 및 목표, 전자기록정보 관리의 필요성, 전자기록정보 관리를 위한 전략적 이슈 등을 기록관리 관련 문헌과 기록관리에 관련된 법규, 행정적 절차 또는 지침 등을 조사하여 살펴보았다.

둘째, 전자기록에 대한 진본성 유지가 전자기록관리시스템 개발에 있어서 가장 중요한 문제라는 인식 하에 전자기록의 진본성 유지를 위한 전략을 우선적으로 검토하였다. 즉 진본성을 유지할 수 있는 전자기록관리시스템을 개발하기 위하여 전자기록에서의 진본성의 의미 및 평가에 대해 알아보았고, 시스템에서 전자기록의 진본성을 유지하기 위한 원칙, 전자기록의 진본성에 대한 오디트 트레일이 가능하게 하는 지적 정보 기술 방안과 시스템에서 구축해야 할 진본성 유지 매커니즘을 제안하였다.

셋째, 우리나라의 전자문서관리시스템 및 자료관시스템을 점검하고 문제점을 도출하기 위해 한국을 비롯하여 미국, 영국, 캐나다, 호주, 일본의 전자정부 사업 진행상황과 각국의 전자문서관리시스템 및 기록관리 시스템 구축 현황과 시스템 아키텍처를 조사하였다.

넷째, 우리나라 기록물과 전자문서 관리 현황과 요구사항을 분석하기 위하여 우리나라 중앙행정부서의 기록물 및 전자문서 관리현황을 조사하였다. 조사방법은 온라인울 통한 설문지법을 채택하였으며, 18개 중앙행정부처의 총무과나 정보화담당관실에 소속되어 있는 기록관리 담당자들을 대상으로 수행하였다. 설문항목은 기록물의 생산, 등록, 편철 그리고 대체매체를 이용한 중복보존여부, 기안에서 활용까지의 전자적 처리 여부, 보존관리를 위한 전자적 통제수단 여부에 관한 것이었다.

연구결과

-전자기록관리시스템은 전자기록이 자생적으로 갖고 있는 취약성과 가변성과 같은 특성 때문에 전자기록의 진본성 유지 측면을 충분히 반영시켜야 하므로 시스템은 진본성 유지를 위한 원칙, 오디트 트레일이 가능하게 하는 메타데이터 활용, 진본성 유지 메 ...

연구결과

-전자기록관리시스템은 전자기록이 자생적으로 갖고 있는 취약성과 가변성과 같은 특성 때문에 전자기록의 진본성 유지 측면을 충분히 반영시켜야 하므로 시스템은 진본성 유지를 위한 원칙, 오디트 트레일이 가능하게 하는 메타데이터 활용, 진본성 유지 메커니즘 방안이 제시되었다.

- 미국의 ERA(Electronic Record Archive), 영국 RMD의 ERMS(Electronic Record Management System), 캐나다의 RDIMS(Records, Document Information Management System), 호주 VERS 프로젝트의 RIMS(Records and Information Management System), 일본의 통합적 문서관리시스템을 조사하였다.

- 우리나라 중앙행정부서의 기록물 및 전자문서 관리현황 조사 결과, 현재 중앙행정부처는 거의 대부분 관련 표준에 의해 인증 받은 전자문서시스템을 도입하여 활용함으로써 적어도 현용기록의 관리에 대해서는 문서의 생산부터 보존관리에 이르기까지, 비록 완전히 만족할만한 수준은 아니더라도, 어느 정도 기반을 갖추어 가고 있는 것으로 조사되었다. 그러나 아직까지 자료관시스템 구축이 취약하고, 전자기록물의 영구보존을 위한 시스템적 대응이 거의 이루어있지 않고 있음을 알 수 있었다.

활용 방안

- 우리나라의 행정관행과 언어, 문화적 특성이 전자기록의 생성과 활용에 미치는 영향 등을 분석하여 우리 특성에 맞는 전자기록관리시스템의 요구안을 제안함으로써 공공기관에서 생산하는 전자기록의 보존을 위한 시스템을 설계할 수 있게 한다.

- 전자기록관리시스템의 기본 개념과 구조를 정의함으로써 향후 관련 분야의 연구 개발에 있어 용어나 기본 개념이 혼란 없이 발전할 수 있는 기반을 마련한다.

- 법적, 정책적, 행정적, 기술적인 전반적 측면에서, 전자기록관리시스템 관련 이해당사자들의 의견을 수렴한다.